Ludwig Bürger
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Versetzen der Lehrerdatei am Schuljahresende

zusammengestellt von Ludwig Bürger

Die Vorarbeiten für das neue Schuljahr beginnen Ende April / Anfang Mai vor der Erstellung der „Vorläufigen Unterrichtsübersicht“. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie zwei Versionen des Programms Lehrerdatei - eine für das noch laufende Schuljahr und eine für das kommende.

Für jedes Schuljahr wird eine komplette Version des Programms 'Lehrerdatei an Schulen' in einem eigenen Ordner geführt. Üblicherweise liegt die Lehrerdatei im Verzeichnis C:\WINSV\LD . Dort befindet sich für jedes Schuljahr ein eigener Ordner : LEHRER99 für 1999/2000, LEHRER00 für 2000/01 und so weiter.

 

Struktur des Ordners

Jedes Unterverzeichnis für ein Schuljahr enthält eine komplette Version der Lehrerdatei. Diese besteht aus:

 

Datensicherung

Als erstes legen Sie eine Sicherheitskopie Ihrer aktuellen Daten an. ("Pflege - Sicherheitskopie")

Legen Sie auf Ihrer Festplatte eine Kopie des kompletten, aktuellen Ordners der Lehrerdatei (z. B. C:\WINSV\LD\LEHRER10) an. Diese Kopie bekommt dann einen neuen Ordnernamen (entsprechend obiger Konvention, z. B. C:\WINSV\LD\LEHRER11) und wird für die Planungen zum neuen Schuljahr benutzt.

Datensicherung direkt: Sämtliche Daten der Lehrerdatei befinden sich, aufgeteilt in einzelne Dateien, im Unterverzeichnis \WINSV\LD\LEHRERxx\DATEN. Mit Hilfe des Windows-Explorers kann das gesamte Unterverzeichnis zur Datensicherung leicht auf einen anderen Datenträger (z. B. Diskette) kopiert werden.

Ablauf: Wechseln Sie im "Arbeitsplatz" oder im Windows-Explorer in das aktuelle Verzeichnis Ihrer Lehrerdatei (meist C:\WINSV\LD\LEHRERxx). Den Ordner DATEN mit Klick aktivieren; rechte Maustaste drücken; "Senden an" -  Diskette auswählen.

Ist es aus irgendwelchen Gründen nötig auf die Sicherheitskopie zurückzugreifen, so muss lediglich dieser Ordner vom Sicherheitsdatenträger in das aktuelle Verzeichnis der Lehrerdatei zurückkopiert werden.

Datensicherung im Programm: Die Funktion der Sicherheitskopie ist auch in dem Programm direkt eingebaut und kann über "Pflege - Sicherheitskopie" angesprochen werden.

Regelmäßige zuverlässige Datensicherung ist nicht nur aus Datenschutzgründen dringend zu empfehlen. Die Sicherungsdisketten bitte eindeutig beschriften, Kopien an verschiedenen Stellen deponieren, mehrere Generationen von Sicherungskopien bereithalten!

Ablauf: Wechseln Sie im "Arbeitsplatz" oder im Windows-Explorer in das Hauptverzeichnis der Lehrerdatei (meist C:\WINSV\LD). Den Ordner LEHRER00 mit (einfachem) Klick aktivieren; rechte Maustaste drücken; „Kopieren“ auswählen; auf LD klicken, damit LEHRER00 inaktiv wird; rechte Maustaste drücken; Einfügen auswählen; ein Ordner "Kopie von Lehrer00" wird erzeugt; diesen auf LEHRER11 umbenennen (durch einfachen Klick auf diesen Ordner – rechte Maustaste – „Umbenennen“).

Falls Sie im täglichen Einsatz die Lehrerdatei über das Startmenü starten, müssen Sie dieses entsprechend anpassen, damit jetzt das Programm LEHRER.EXE in dem neuen Ordner angesprochen wird (oder zweiten Eintrag erstellen mit der Bezeichnung 'Lehrerdatei 2001).

Versetzen am Schuljahresende

Die Versetzung funktioniert erst nach dem 1. Februar. Starten Sie dazu die Lehrerdatei für das neue Schuljahr (entweder über LEHRER.EXE im neuen Verzeichnis oder über "Start - Programme - Schulverwaltung"). Wählen Sie nach dem Anmelden den Menüpunkt "Pflege" - "Neues Schuljahr". Dabei wird das Schuljahr z.B. auf "2011/12" umgestellt und es werden normalerweise die Datensätze der Lehrkräfte gelöscht, die vor dem 1.10.2010 abgegangenen sind.

Ende April erhalten Sie in der Regel eine neue Version der Lehrerdatei automatisch zugesandt. Installieren Sie die neue Version anschließend in dem Verzeichnis für das neue Schuljahr.

In regelmäßigen Abständen erhalten die Schulen eine CD "Bayerische Schulverwaltungsprogramme" mit den neuesten Versionen der Verwaltungsprogramme. Dort finden Sie auch eine Updatemöglichkeit für Ihre derzeit verwendete Lehrerdatei auf den aktuellen Versionsstand.

Update von der CD

 

Stand: 05. August 2013

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